Ochrana osobních údajů

Kdo je správcem osobních údajů

Správcem osobních údajů zpracovávaných v souvislosti se soutěží „Svět bez učitelů“ je:

Univerzita Karlova
Ovocný trh 560/5
116 36 Praha 1
IČO: 00216208

Soutěž organizačně zajišťuje Pedagogická fakulta Univerzity Karlovy.

Pro dotazy týkající se soutěže a zpracování osobních údajů je možné kontaktovat pořadatele na e-mailové adrese:

pr@pedf.cuni.cz

Pověřencem pro ochranu osobních údajů Univerzity Karlovy je:

Ing. Michal Merta, LL.M., MSc., MBA
e-mail: gdpr@cuni.cz
telefon: +420 266 266 821

Koho se zpracování osobních údajů týká

Osobní údaje mohou být v souvislosti se soutěží zpracovávány zejména o:

• žácích a studentech přihlášených jako jednotliví autoři soutěžních prací;
• členech oceněných nebo vybraných autorských kolektivů, jejichž jména budou případně doplněna až po vyhodnocení soutěže;
• učitelích vystupujících za školu jako kontaktní osoby;
• osobách zachycených na fotografiích, videozáznamech, zvukových záznamech nebo jiných soutěžních dílech;
• oceněných účastnících a dalších osobách účastnících se slavnostního vyhlášení, výstavy a dalších akcí souvisejících se soutěží.

Jaké osobní údaje zpracováváme

3.1 Údaje o jednotlivém autorovi

V rámci přihlášky zpracováváme:

jméno a příjmení autora, název školy, obec nebo město školy, třídu nebo ročník, soutěžní kategorii, název soutěžní práce, samotnou soutěžní práci a prohlášení o použití generativní umělé inteligence.

Datum narození, věk, bydliště, telefon, e-mail ani kontakt zákonného zástupce autora v běžné přihlášce nevyžadujeme.

3.2 Kolektivní práce

U kolektivní práce se při přihlášení eviduje pouze označení nebo název kolektivu, škola a třída nebo ročník.

Jména jednotlivých členů kolektivu se v běžné přihlášce nesbírají. U oceněného nebo jinak vybraného kolektivu mohou být jména jeho členů následně vyžádána prostřednictvím kontaktního učitele, pokud budou nezbytná pro vyhlášení výsledků, předání ceny nebo prezentaci práce.

3.3 Údaje o kontaktním učiteli

U kontaktní osoby školy zpracováváme:

jméno a příjmení, název školy, e-mailovou adresu a telefonní číslo.

Tyto údaje slouží pouze k organizaci tohoto ročníku soutěže. Nebudou bez dalšího právního důvodu využívány k marketingu, propagaci jiných akcí ani k oslovování v dalších ročnících.

Údaje kontaktního učitele se veřejně nezveřejňují.

3.4 Technické údaje

Evidujeme datum a čas odeslání přihlášky a technické údaje nezbytné pro bezpečné fungování webu.

IP adresu odesílatele neukládáme do vlastní databáze soutěžních přihlášek. IP adresa a další síťové údaje však mohou být po omezenou dobu zpracovávány poskytovateli technické infrastruktury v rámci bezpečnostních a provozních logů.

Odkud osobní údaje získáváme

Údaje o autorovi soutěžní práce získává Univerzita Karlova zpravidla nikoli přímo od autora, ale od školy prostřednictvím učitele, který práci do soutěže přihlašuje.

Kontaktní učitel je proto při podávání přihlášky požádán, aby autora, a v případě nezletilého autora také jeho zákonného zástupce, seznámil s těmito informacemi o zpracování osobních údajů.

Informace jsou současně veřejně dostupné na webu soutěže.

Pro jaké účely osobní údaje zpracováváme

Osobní údaje zpracováváme za účelem:

• přijetí a evidence soutěžní přihlášky;
• ověření splnění podmínek soutěže;
• zařazení práce do příslušné kategorie;
• zajištění anonymizovaného hodnocení porotou;
• administrace bodového hodnocení, pořadí a případných poznámek poroty;
• komunikace se školou prostřednictvím kontaktního učitele;
• vyhlášení a zveřejnění výsledků;
• prezentace oceněných a vybraných soutěžních prací;
• zajištění výstavy a slavnostního vyhlášení;
• předání soutěžních cen;
• řešení případných námitek, sporů nebo nároků souvisejících se soutěží;
• zajištění bezpečnosti elektronického formuláře a technické infrastruktury.

Právní základ zpracování

6.1 Organizace a průběh soutěže

Navrhovaným právním základem pro zpracování osobních údajů nezbytných pro organizaci, průběh, hodnocení a vyhodnocení soutěže je čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR, tedy zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, v souvislosti s posláním veřejné vysoké školy podle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách.

Účast v soutěži je dobrovolná. Poskytnutí údajů označených v přihlášce jako povinné je však nezbytné pro zařazení práce do soutěže. Bez těchto údajů nelze práci řádně přihlásit a hodnotit.

Tento právní titul žádáme právníka výslovně potvrdit, případně určit vhodnější právní základ, zejména posoudit možnost čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

6.2 Ochrana webu a technické bezpečnosti

Technické údaje nezbytné k ochraně webu, formuláře a informačních systémů jsou zpracovávány za účelem zabezpečení služby, prevence zneužití, útoků a automatizovaného spamu.

Konkrétní právní titul tohoto zpracování žádáme právníka potvrdit s ohledem na postavení Univerzity Karlovy jako veřejnoprávní instituce.

6.3 Zpracování založené na souhlasu

Samostatný souhlas bude využíván pouze tam, kde zpracování není nezbytnou podmínkou účasti v soutěži, zejména při cíleném pořizování a propagačním využívání portrétních fotografií, rozhovorů nebo obdobných obrazových a zvukových záznamů nezletilých účastníků.

U nezletilého bude takový souhlas vyžádán od zákonného zástupce prostřednictvím školy.

Neudělení tohoto souhlasu nebude mít vliv na možnost účastnit se soutěže, výstavy ani slavnostního vyhlášení.

Souhlas lze kdykoliv odvolat. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Hodnocení soutěžních prací

Soutěžní práce budou porotě předkládány v anonymizované podobě.

Porotci nebudou v hodnoticím systému standardně vidět jméno autora, název školy ani kontaktní údaje učitele.

Pro hodnocení jim může být zpřístupněno zejména anonymní ID přihlášky, soutěžní kategorie, třída nebo ročník, název práce a samotná soutěžní práce.

Pokud samotný obsah díla umožňuje autora nebo školu rozpoznat, nemusí být úplná anonymita objektivně dosažitelná.

Součástí poroty mohou být externí porotci. Ti budou zavázáni mlčenlivostí a soutěžní podklady budou smět používat pouze za účelem hodnocení.

Externím porotcům budou soutěžní práce zpřístupňovány prostřednictvím zabezpečeného časově omezeného odkazu. Nebude jim poskytován obecný přístup do databáze přihlášek.

Zveřejnění výsledků a soutěžních prací

U oceněných a dalších pořadatelem vybraných prací může být v souvislosti se zveřejněním výsledků a prezentací soutěže zveřejněno:

jméno a příjmení autora, název školy, obec nebo město školy, třída nebo ročník, název práce, soutěžní kategorie, umístění nebo jiné ocenění a samotná soutěžní práce.

U kolektivních prací může být uveden název kolektivu; u oceněných nebo vybraných kolektivů mohou být po dodatečném zjištění zveřejněna také jména jednotlivých členů.

Tyto údaje a práce mohou být zveřejněny zejména:

• na webu soutěže;
• na webových stránkách Univerzity Karlovy a Pedagogické fakulty UK;
• v oficiálních profilech Pedagogické fakulty UK nebo Univerzity Karlovy na sociálních sítích;
• v tiskových zprávách;
• v newsletterech a dalších informačních materiálech Univerzity Karlovy;
• při výstavě soutěžních prací;
• v souvislosti s informováním médií o výsledcích soutěže.

Na soutěžním webu a v soutěžní galerii budou oceněné a vybrané práce a související osobní údaje aktivně zveřejňovány po dobu nejvýše 3 let od zveřejnění výsledků.

Články, tiskové zprávy, záznamy v newsletterech a příspěvky publikované v běžných oficiálních komunikačních kanálech Univerzity Karlovy mohou zůstat součástí institucionálního archivu i po uplynutí této doby, pokud pro jejich další uchování a dostupnost trvá odpovídající právní důvod.

Žádáme právníka o potvrzení právního titulu zveřejňování jmen autorů, školy, třídy/ročníku a soutěžních děl jako standardní součásti vyhlášení výsledků a o potvrzení navrženého režimu institucionálního archivu.

Zpracování osobních údajů podle tohoto dokumentu samo o sobě nenahrazuje potřebné autorskoprávní oprávnění ke zveřejnění soutěžního díla. Licenční a další autorskoprávní podmínky musí být odpovídajícím způsobem upraveny v pravidlech soutěže.

Výstava soutěžních prací

U oceněných a vybraných prací vystavených v rámci veřejné výstavy může být na výstavní popisce uvedeno:

jméno a příjmení autora, název školy, třída nebo ročník, název práce, soutěžní kategorie a případné umístění.

Fyzické originály výtvarných nebo jiných děl nejsou vyžadovány při základním elektronickém přihlášení. Pořadatel si je může vyžádat až následně u vybraných prací, například za účelem výstavy.

Fotografie a video ze slavnostního vyhlášení a dalších akcí

Na veřejných akcích souvisejících se soutěží mohou být pořizovány přiměřené reportážní fotografie a záznamy dokumentující průběh akce.

Cílené pořizování portrétních fotografií, individuálních rozhovorů nebo jiného obrazového či zvukového materiálu nezletilého určeného k výraznějšímu propagačnímu využití bude řešeno samostatně.

Je-li pro takové užití zapotřebí svolení nebo souhlas zákonného zástupce, zajistí pořadatel příslušný formulář prostřednictvím kontaktního učitele. Pořadatel kvůli tomu nebude standardně získávat přímý e-mail, telefon ani jiné kontaktní údaje rodiče.

Neudělení souhlasu s cíleným fotografováním nebo propagačním využitím podobizny nesmí být důvodem k vyloučení dítěte ze soutěže ani k omezení jeho účasti na slavnostním vyhlášení nebo výstavě.

Žádáme právníka o kontrolu této části současně podle GDPR a § 84 a násl. občanského zákoníku, zejména o přesné oddělení reportážních záběrů a cíleného propagačního použití, včetně použití na sociálních sítích.

Osobní údaje uvnitř soutěžních prací

Soutěžní práce nemají obsahovat osobní údaje třetích osob, které nejsou pro umělecký nebo obsahový záměr díla nezbytné.

Zejména mají být vyloučeny nadbytečné údaje o zdravotním stavu, náboženském nebo filozofickém přesvědčení, politických názorech, sexuálním životě nebo orientaci a další údaje zvláštní povahy, pokud jejich zahrnutí není nezbytné pro samotné dílo a nejsou splněny podmínky jejich zákonného zpracování.

Obsahuje-li fotografie, video, audio nebo jiné dílo rozpoznatelné třetí osoby, škola před odevzdáním práce odpovídá za vypořádání potřebných oprávnění k zachycení a použití jejich podoby, hlasu nebo jiných osobních projevů.

Pořadatel nebude standardně shromažďovat jednotlivá svolení těchto třetích osob.

Pořadatel si vyhrazuje možnost práci, jejíž zveřejnění by nepřiměřeně zasáhlo do práv jiné osoby, nezveřejnit nebo požadovat její úpravu.

Žádáme právníka o zvláštní posouzení případů, kdy soutěžní dílo samo může odhalovat zvláštní kategorii osobních údajů autora podle čl. 9 GDPR, například politické, náboženské nebo zdravotní informace.

Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Běžné soutěžní přihlášky, neoceněné a nezveřejněné soutěžní práce, kontaktní údaje učitelů a hodnoticí podklady poroty budou standardně uchovávány po dobu 12 měsíců od ukončení soutěže.

Poté budou osobní údaje a soutěžní soubory odstraněny, pokud nebude v konkrétním případě nutné jejich další uchování pro ochranu právních nároků nebo splnění zákonné povinnosti.

Bodové hodnocení, pořadí a případné poznámky poroty budou vedeny pod anonymním ID přihlášky a budou rovněž standardně odstraněny po 12 měsících.

Oceněné a vybrané práce určené k prezentaci na soutěžním webu budou zveřejněny po dobu nejvýše 3 let od zveřejnění výsledků.

Doklady o udělených souhlasech a jiných oprávněních mohou být uchovávány po dobu, po kterou je příslušný obsah používán, a následně po dobu nezbytnou pro doložení oprávněnosti takového použití.

Přesnou retenční dobu dokumentace souhlasů žádáme právníka potvrdit.

Oprava nebo stažení přihlášky

Kontaktní učitel může do uzávěrky soutěže požádat na adrese pr@pedf.cuni.cz o opravu údajů nebo stažení soutěžní přihlášky.

Po zahájení hodnocení lze opravovat zjevné nebo faktické chyby. Žádost o úplné stažení práce po zahájení hodnocení bude pořadatel posuzovat individuálně s ohledem na fázi soutěže a právní důvody dalšího zpracování.

Komunikace s účastníky

Veškerá běžná organizační komunikace s autorem nebo jeho zákonným zástupcem probíhá prostřednictvím školy a kontaktního učitele.

Pořadatel nebude standardně shromažďovat kontaktní údaje rodičů.

Tento princip platí i u oceněných účastníků, včetně pozvánek na slavnostní vyhlášení, informací o výsledcích a organizace předání cen.

Po úspěšném odeslání přihlášky obdrží kontaktní učitel automatický potvrzovací e-mail s identifikátorem přihlášky a základním shrnutím odevzdaných údajů.

Předání cen a partneři soutěže

Osobní údaje účastníků nebudou partnerům soutěže předávány plošně.

Pokud bude předání omezeného rozsahu údajů konkrétnímu partnerovi nezbytné pro poskytnutí určité ceny, budou předány pouze údaje nezbytné pro tento účel a kontaktní učitel bude o takovém předání informován.

K prezentaci partnerů a soutěže budou jinak využívány pouze údaje, které pořadatel oprávněně zveřejnil.

Pokud bude nutné cenu zaslat poštou, poštovní adresa se nebude získávat již při soutěžní přihlášce. Pořadatel si potřebnou adresu vyžádá až u příslušné oceněné školy a použije ji pouze pro doručení ceny.

Kdo může mít k osobním údajům přístup

K osobním údajům mají přístup pouze osoby, které je potřebují k organizaci a technickému zabezpečení soutěže.

Může jít zejména o pověřené zaměstnance Univerzity Karlovy a Pedagogické fakulty UK, členy poroty v rozsahu nezbytném pro hodnocení, poskytovatele technické infrastruktury a v jednotlivých případech partnery zajišťující konkrétní cenu.

Pro technické zajištění soutěže se předpokládá využití zejména těchto služeb:

• Vercel – provoz webové aplikace;
• Supabase – databáze a neveřejné úložiště soutěžních prací;
• Resend – odesílání transakčních e-mailů;
• Cloudflare Turnstile – ochrana formuláře proti automatizovanému spamu a zneužití.

Před spuštěním ostrého příjmu přihlášek budou s poskytovateli, u kterých to povaha zpracování vyžaduje, ověřeny nebo uzavřeny příslušné smluvní podmínky o zpracování osobních údajů.

Databáze a primární úložiště soutěžních prací v Supabase budou umístěny v konkrétním regionu Evropské unie.

Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Někteří poskytovatelé technických služeb jsou společnosti se sídlem mimo Evropský hospodářský prostor nebo mohou využívat subdodavatele mimo EHP.

V případech, kdy při poskytování služby dochází k předání osobních údajů do třetí země, bude takové předání realizováno pouze při splnění podmínek kapitoly V GDPR, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložek Evropské komise a případných dalších vhodných záruk.

Primární soutěžní databáze a úložiště budou konfigurovány v EU regionu. To však nevylučuje omezené zpracování některých technických, podpůrných nebo provozních údajů mimo EHP ze strany poskytovatelů nebo jejich subdodavatelů.

Zabezpečení osobních údajů

Soutěžní soubory nebudou umístěny ve veřejně dostupném úložišti.

Přístup k nim bude omezen podle role a účelu. Pro porotu budou používány anonymizované podklady a časově omezené zabezpečené odkazy.

Přihlášení soutěžících ani vytváření uživatelských účtů nebude vyžadováno.

Formulář bude chráněn proti automatizovanému zneužití prostřednictvím Cloudflare Turnstile.

Pořadatel zavede přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze zpracovávaných údajů a rizikům, zejména řízení přístupových oprávnění, neveřejné úložiště, serverovou validaci vstupů, omezenou dobu platnosti odkazů a pravidla pro mazání údajů.

Cookies a analytika

Web soutěže nebude používat Google Analytics, Meta Pixel ani jiné marketingové nebo behaviorální analytické nástroje.

Nebudou používány marketingové cookies ani profilování návštěvníků pro reklamní účely.

Mohou být používány pouze technické prostředky nezbytné pro bezpečnost a správné fungování webu, zejména ochrana formuláře Cloudflare Turnstile.

Pokud bude konkrétní technická konfigurace vyžadovat uložení nezbytného cookie nebo obdobného technického identifikátoru, nebude používán pro marketingové účely.

Automatizované rozhodování

Při zpracování osobních údajů nebude docházet k automatizovanému individuálnímu rozhodování ani profilování podle čl. 22 GDPR.

O výsledku soutěže rozhoduje porota.

Práva osob, jejichž údaje zpracováváme

Za podmínek stanovených GDPR má subjekt údajů zejména právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu, případně výmaz nebo omezení zpracování, a v případech, kdy to odpovídá použitému právnímu titulu, právo vznést námitku proti zpracování nebo využít právo na přenositelnost údajů.

Je-li zpracování založeno na souhlasu, lze souhlas kdykoliv odvolat.

Uplatnění konkrétního práva závisí na účelu a právním základu daného zpracování a některá práva proto nemusí být použitelná ve všech situacích.

Žádosti lze zasílat na:

pr@pedf.cuni.cz

nebo pověřenci pro ochranu osobních údajů:

gdpr@cuni.cz

Subjekt údajů má rovněž právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, zejména u:

Úřadu pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.gov.cz

Tím není dotčeno právo obrátit se za podmínek GDPR také na dozorový úřad v jiném členském státě Evropské unie, zejména v místě obvyklého bydliště subjektu údajů.